Les défis et les problèmes qui émergent ou cours du projet et du processus de coaching peuvent sur le moment faire figure de désastre intégral. Ce n’est qu’en y réfléchissant et en les évaluant que ces désastres peuvent servir à identifier des techniques de résolution de problème et à souligner le développement personnel et l’apprentissage.
Imaginez avoir sur vos étagères un livre intitulé ‘Réponses à tous les problèmes rencontrés par les jeunes dans une Initiative de Jeunes : Guide pour le coach’. À chaque fois qu’un problème émergerait, la solution se trouverait à portée de main… Ce serait fastidieux, n’est ce pas ? En tout cas, c’est impossible ! Une fois encore, nous essayons dans cette section de proposer un soutien et des directives sur les problèmes que vous pouvez rencontrer.
Les solutions face aux obstacles doivent donc toujours être trouvées par le groupe lui-même, avec votre soutien et un bon coaching adapté aux conditions spécifiques du projet. En effet, il est évident que les jeunes, leurs expériences, leurs compétences et l’environnement dans lequel ils mettent en place leur projet varient énormément, tout comme les besoins et les obstacles liés à leurs projets.
Néanmoins en des termes plutôt généraux, on peut dire que les difficultés dans les projets sont liées soit au groupe central lui-même (sa motivation, ses connaissances, ses compétences, les relations entre les personnes), soit à des conditions extérieures (les conditions dans lesquelles le projet a été mis en place, les changements et les ajustements requis, le besoin en relations publiques, en lobbying, en ressources financières, etc.). Ces deux sources de problèmes s’influencent également mutuellement. Ci après, nous nous penchons plus en détail sur ce qui peut constituer de futurs obstacles.
Planter le décor du projet nécessite… des analyses et des objectifs Dans de nombreux manuels de gestion de projet, il est souligné que le projet commence par une idée. C’est important dans la mesure où il faut se souvenir et s’assurer que les idées viennent tout d’abord des jeunes. Dans un projet d’Initiative de Jeunes, tout vient des jeunes (le groupe central), de leur motivation et de leurs idées, et l’un des premiers obstacles auquel les jeunes peuvent faire face est le manque de personnes pour commencer à réaliser leur projet d’Initiative de Jeunes.
Les façons de trouver de nouveaux membres pour le groupe sont aussi créatives et variées que les jeunes eux-mêmes. Par exemple dans certains cas des publicités ont été publiées dans la presse locale ou des actions menées dans la rue à l’attention des jeunes du coin, entre autres. La récompense et l’attraction peuvent parfois intervenir dés le début, parfois on peut vouloir mettre en avant les avantages d’une telle implication.
Cependant, la formation d’un groupe avec une compréhension commune des origines du projet et de sa fonction, son but et ses objectifs, tend à être difficile pour les jeunes. Bien souvent dans le processus de la planification on a tendance à se précipiter pour définir les activités (bien plus concrètes et faciles à comprendre), plutôt que de mener d’abord à bout l’analyse des besoins. Il est cependant important d’éviter que les personnes dans le groupe aient des façons différentes de comprendre les buts du projet et les moyens de les atteindre, ce pour éviter des malentendus ultérieurs à d’autres phases du projet. Tout d’abord, le groupe en entier doit prendre le temps de poser les bases du projet. Cela consiste en partie à vérifier que les motivations des jeunes qui entrent dans le groupe central du projet soient partagées et similaires.
Établir une perspective de communication mutuelle dans laquelle je peux être moi-même et dans laquelle ils peuvent être eux-mêmes
Identifier les ressources
Une fois que les différentes sortes de ressources nécessaires au projet sont identifiées, les ressources humaines (dont celles au sein du groupe) sont de la plus haute importance et sont les premières à être mises en avant. On regarde ensuite les moyens extérieurs nécessaires pour mettre en place le projet.
Mais réfléchissons une seconde à ce que les jeunes considèrent comme des obstacles « Manque de connaissances, en particulier sur les questions financières » Baiba (18 ans) Lettonie
En effet, s’il existe des questions de gestion de projet qui font particulièrement peur aux jeunes, il est fort probable que ce soient les aspects financiers : comment connaître tous les prix et calculer le budget, comment trouver les fonds nécessaires auprès de différentes sources, comment faire un rapport des dépenses et comment être légalement responsable du financement ?
Il est clair qu’il faut avoir un savoir-faire pour être capable d’identifier les enjeux financiers d’un projet. En tant que coach, vous devez déjà avoir des compétences acquises au cours d’expériences précédentes qui peuvent être utiles pour aider les jeunes sur ces aspects. De plus, il est important de présenter l’idée pour trouver un soutien pour le projet ; vous pouvez donc être une ressource précieuse pour identifier les cibles et les canaux de relations publiques, de marketing et (pourquoi pas) de lobbying pour obtenir une assistance et une gestion financière supplémentaires.
Par ailleurs, les jeunes peuvent avoir besoin de soutien sur des aspects juridiques. En effet le projet peut nécessiter de louer du matériel très cher ou un service professionnel. Dans ce cas, il peut être nécessaire de signer un contrat avec toutes les responsabilités juridiques que cela implique.
“L’un des plus grands problèmes est le manque d’argent. Il est possible de demander le soutien de différentes organisations, mais en général tous les projets requièrent également leurs propres fonds “
Mari (18 ans), Estonie
Gestion du groupe et du temps
Dans la société actuelle, il y a globalement un manque de temps et dans les faits, ces jeunes qui décident de lancer une Initiative de Jeunes sont bien souvent impliqués également dans d’autres activités de leur âge qui les tiennent occupés, telles leurs études ou leur travail. En plus de la motivation, le partage des rôles est souvent un facteur déterminant du temps et des efforts que l’on est prêt à consacrer à un projet. C’est pourquoi la gestion du groupe et du temps devient une question importante dans la réalisation du projet.
Au départ, tant que l’idée est fraîche et la motivation élevée, le partage des tâches ne doit pas poser problème dans le groupe du projet. L’expérience montre pourtant que dans de nombreux projets c’est un sacré défi que de se mettre d’accord sur la division des tâches et le calendrier au fur et à mesure que le projet avance. Ainsi, intégrer cette touche de réalité au cours de l’organisation initiale du partage des tâches et de l’emploi du temps peut être utile. Pourquoi ne pas identifier les risques qui peuvent survenir, ce afin d’y être préparé et de s’adapter à des conditions nouvelles ?
Ce peut être également utile pour le groupe si d’une part le calendrier des activités du projet n’est pas trop serré et chargé (car malgré la bonne volonté, il peut dans les faits devenir plutôt difficile de trouver un moment pour se rencontrer et se consacrer au projet, par exemple une fois par semaine) et, d’autre part, les dates de réunion sont définies dès l’étape de préparation du projet afin que tout le monde puisse organiser son agenda à l’avance.
Plus le processus du projet est long, plus les activités sont variées ou plus le groupe central est large, plus il devient important de faire une bonne coordination du projet dans son ensemble. Il est préférable que la coordination soit effectuée par un ou des membres du groupe de jeunes. De même, savoir qui mène le groupe est une question sensible et plutôt difficile. Cela peut aussi constituer un sujet sur lequel le soutien et les commentaires du coach sont requis et appréciés tout au long du processus du projet.
Il y a un obstacle sur notre route… Que faire ?
L’idée derrière ce guide est qu’un projet de jeunes peut leur apporter une expérience précieuse, même s’il ne constitue pas un processus lisse et sans problème. Il peut arriver par exemple que les tâches décidées ne soient pas effectuées comme convenu par les membres du groupe et que des tensions surgissent.
Il se peut aussi que certains décident de se retirer du projet et qu’il ne reste pas assez de ressources humaines pour le poursuivre. De nouvelles personnes peuvent arriver en cours de route et le projet peut commencer à prendre une nouvelle direction que n’apprécient pas ceux impliqués depuis le début.
Dans les faits, le projet est programmé dès le départ sans tenir compte des changements potentiels qui peuvent avoir lieu au cours du processus. Il peut donc arriver que dans certaines situations la tension soit plutôt élevée et que le groupe ait besoin que vous interveniez comme médiateur pour aider à faciliter l’évaluation de la situation en cours et la planification des étapes suivantes.
Ne paniquez pas ! N’oubliez pas que les obstacles sont souvent de bonnes expériences qui peuvent souder les groupes et éprouver leurs capacités à résoudre les problèmes.
Jusque-là, en se penchant sur les enjeux, la mise en place d’une Initiative de Jeunes peut sembler être une affaire plutôt risquée… Heureusement dans la réalité un projet est bien plus que cela, comme il apparaît dans ce guide. Après avoir mis en avant certaines questions qui semblent compliquer le processus de beaucoup de projets d’Initiatives de Jeunes, il n’existe à l’évidence aucune solution sur mesure. Les solutions sont basées sur les valeurs et les attitudes des personnes impliquées. Il se peut donc qu’au travers de votre expérience, de divers projets où vous avez été coach, vous ayez décidé de mettre au point votre propre compilation de bonnes et moins bonnes pratiques et d’outils pour résoudre les problèmes. Dans ce cas, gardez-les sur vos étagères comme référence à ce que vous avez appris de vos expériences passées pour vos besoins futurs….
“Les tâches doivent être déléguées pour que je n’aie pas tout à faire seul. Mais quand tout le monde a quelque chose à faire, alors il est important que l’équipe se sente une équipe, que tout le monde connaisse son rôle. C’est pour ça que si j’étais à la tête de ce projet, mon problème serait d’organiser le groupe et d’être un bon leader “
Kadri (18 ans), Estonie
“Nous avons rencontré un problème dans mon second projet : l’une des personnes prenait tout le travail à son compte et ne partageait pas les informations ou les tâches avec les autres. Le plus difficile était que cette personne avait un ‘ego de star’, ne voulait pas écouter ce que les autres pensaient et n’en faisait qu’à sa tête.”
Jaana (18 ans), Estonie
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